PRÉAMBULE

Colloque RH LaRuche s’engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels de ses utilisateurs. Nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements personnels dans le cadre de l’organisation de notre événement annuel en ressources humaines, le Colloque RH LaRuche. 

La présente Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels a pour but de vous aider à mieux comprendre nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels des utilisateurs de notre site Internet. En utilisant notre site, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à cette politique.

Ce site peut contenir des liens vers des sites tiers, y compris des réseaux sociaux et autres. Cette politique ne s’applique pas à ces sites tiers, et Colloque RH LaRuche n’est pas responsable de leurs pratiques en matière de confidentialité.

QUELLE EST LA DÉFINITION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Un « renseignement personnel » est toute information factuelle ou subjective, enregistrée ou non, au sujet d’une personne identifiable. Ces renseignements peuvent prendre des formes multiples, notamment : 

– L’âge, le nom, les numéros d’identification, le courriel, le revenu, l’origine ethnique ou le groupe sanguin;

– Les opinions, les évaluations, les commentaires, le statut social ou les mesures disciplinaires;

– Les dossiers d’emploi, dossiers de crédit, dossiers d’emprunt, dossiers médicaux, l’existence d’un différend entre un consommateur et un marchand, les intentions (par exemple pour l’acquisition de biens ou de services, ou un changement d’emploi).

Exceptions:

Les coordonnées des entreprises et certains renseignements publics. Par exemple les nom, adresse et numéro de téléphone publiés dans les annuaires téléphoniques ne sont pas considérés comme des renseignements personnels. Lorsqu’une personne se sert de ses coordonnées à domicile comme coordonnées d’affaires, nous considérons que les coordonnées fournies sont des informations d’affaires qui ne sont donc pas soumises à la protection des renseignements personnels.

QUELS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLONS-NOUS?

Nous pouvons recueillir et traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de nos activités et de notre prestation de services, y compris :

A. Informations sur le participant principal : nom, prénom, poste occupé, courriel, statut CRHA, choix d’ateliers, source d’information sur l’événement;

B. Informations sur les participants supplémentaires : nom, prénom, poste occupé, courriel, statut CRHA, choix d’ateliers;

C. Courriel pour l’inscription à l’infolettre;

D. Informations techniques collectées via Google Analytics.

Des renseignements sur l’utilisation du site Internet et d’autres renseignements techniques, comme des détails concernant les visites sur notre site Internet, votre interaction avec notre publicité et notre contenu en ligne, l’adresse de protocole Internet (IP) ou des renseignements recueillis au moyen de témoins et d’autres technologies de suivi.

Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements auprès d’enfants ou d’autres personnes âgées de moins de quatorze (14) ans. Si vous êtes un mineur de moins de quatorze (14) ans, veuillez ne pas nous fournir de renseignements personnels sans le consentement écrit exprès d’un parent ou d’un tuteur.

COMMENT NOUS PARTAGEZ-VOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Vous nous transmettez vos informations personnelles :

A. Lors de l’inscription au colloque via notre formulaire en ligne;

B. Lors de l’inscription à l’infolettre;

C. Lors de votre navigation sur notre site Internet.

COMMENT POURRIONS NOUS UTILISER LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Nous pourrions utiliser les renseignements personnels de l’une ou l’autre des manières indiquées ci-dessous, avec votre consentement ou, le cas échéant, selon une autre base légale. Dans chaque cas, nous indiquons pour quels motifs nous utilisons vos renseignements personnels : 

A. Afin de fournir nos services ainsi que pour la conduite de nos affaires – y compris pour gérer les inscriptions au Colloque RH LaRuche, administrer et exécuter nos services, et remplir nos obligations découlant de toute entente conclue entre vous et nous;

B. Afin de faciliter l’utilisation de notre site Internet et de s’assurer que le contenu est pertinent et pour s’assurer que le contenu de notre site Internet est présenté de la manière la plus efficace pour vous et pour votre appareil;

C. À des fins de marketing, , notamment en utilisant des outils comme Mailchimp, pour fournir des détails sur les nouveaux services, de l’information sur les développements de notre organisation et de notre secteur et des invitations à des séminaires et événements lorsqu’une personne a choisi de recevoir de tels renseignements;

D. À des fins de recherche et de développement (y compris du point de vue de la sécurité) – pour réaliser des analyses, notamment à l’aide d’outils tels que Google Analytics, permettant de mieux comprendre les exigences de notre clientèle en matière de service et de marketing, d’analyser les comportements des utilisateurs sur notre site et d’améliorer nos services et nos offres;

E. Afin de satisfaire à nos obligations légales, réglementaires ou de gestion des risques;

F. Afin de nous assurer d’être payés – pour traiter les paiements via PayPal, recouvrer les paiements qui nous sont dus et, s’il y a lieu, pour faire exécuter de tels recouvrements en faisant appel à des agences de recouvrement de créances ou en prenant d’autres moyens juridiques (y compris en intentant des démarches judiciaires);

G. Afin de réorganiser ou de modifier notre organisme si nous entreprenons une réorganisation (par exemple, en fusionnant, en regroupant ou en cédant une partie de la mission de notre organisme), nous pourrions devoir transférer une partie ou la totalité des renseignements personnels à un tiers applicable (ou à ses conseillers) dans le cadre de tout processus de vérification diligente ou de transfert à cette entité issue d’une réorganisation ou à ce tiers aux mêmes fins que celles énoncées dans la présente Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels ou aux fins de l’analyse de toute réorganisation proposée. Nous prendrons dans une telle situation tous les moyens possibles pour assurer la protection et la sécurité des renseignements personnels.

AVEC QUI POURRIONS-NOUS PARTAGER DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Nous pouvons partager des renseignements personnels avec certains tiers, notamment les suivants :

A. Des tiers fournisseurs de service et/ou partenaires, notamment ceux qui nous fournissent des services d’analyse de bases de données, sites Internet, d’hébergement et d’autres services. Ces tiers pourraient avoir accès à des renseignements personnels ou les traiter dans le cadre des services qu’ils nous fournissent. Nous limitons les renseignements que nous fournissons à ces fournisseurs de services aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions, et les contrats que nous avons conclus avec ces fournisseurs de services exigent d’eux qu’ils préservent la confidentialité de ces renseignements;

B. L’organisme utilise les services de sites tiers, comme Google Analytics, Mailchimp, PayPal. pour promouvoir ses contenus et des offres;

C. Lorsque vous visitez notre site Internet, ces tiers peuvent utiliser des témoins (« cookies »), pixels invisibles ou autres technologies similaires sur votre disque dur pour collecter ou recevoir des informations à propos de votre navigation sur le site internet et ailleurs sur Internet. Ces technologies permettent de diffuser des publicités pertinentes et ciblées en fonction de vos centres d’intérêt. Vous pouvez consulter les témoins et les détruire si vous le désirez. Vous en avez donc le plein contrôle. Nous vous conseillons de vous référer aux paramètres de votre navigateur pour effectuer les modifications appropriées;

Si vous souhaitez que des sites tiers stockent des témoins (« cookies ») sur votre disque dur en vue de vous offrir de la publicité ciblée, vous pouvez activer cette option.

PENDANT COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Nous conserverons vos renseignements personnels pendant une période raisonnablement appropriée nous permettant de répondre aux objectifs pour lesquels les données ont été recueillies, y compris pour satisfaire à toute exigence juridique, réglementaire, fiscale, comptable ou de signalement. Nous pouvons conserver vos renseignements personnels plus longtemps en cas de plainte ou si nous avons des motifs raisonnables de croire que le lien qui nous unit à vous pourrait faire l’objet d’un litige. Dans certaines circonstances, vous pouvez nous demander de supprimer vos renseignements personnels.

OÙ CONSERVONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET QU’EN EST-IL DES TRANSFERTS DE DONNÉES HORS QUÉBEC?

Les fichiers et données du site web, y compris les renseignements personnels collectés, sont hébergés sur les serveurs d’InMotion Hosting, Inc., situés aux États-Unis. Bien que ces données soient stockées hors du Québec, nous appliquons des mesures de sécurité rigoureuses pour assurer la confidentialité et l’intégrité des renseignements, conformément aux exigences de la Loi 25 et autres lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.

COMMENT PROTÉGEONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Nous suivons les normes les plus rigoureuses et généralement recommandées dans le secteur pour protéger les renseignements qui nous sont soumis, tant au moment de leur transmission qu’une fois que nous les avons reçus. Nous maintenons des mesures de protection physiques, techniques et administratives appropriées pour protéger les renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en notre possession.

Parmi les mesures mises en place pour assurer la sécurité de vos données, nous utilisons notamment :

A. Un certificat SSL pour sécuriser les transmissions de données entre votre navigateur et notre site web;

B. Le plugin de sécurité Wordfence pour assurer la protection du site contre les tentatives d’intrusion et les logiciels malveillants;

C. Une gestion des accès aux données par des identifiants sécurisés, limitant l’accès aux seules personnes autorisées.

Nous avons pris des mesures pour garantir que les seuls membres du personnel ayant accès à vos renseignements personnels sont ceux qui ont besoin de les connaître ou dont les fonctions exigent raisonnablement qu’ils y aient accès.

Cependant, aucune méthode de transmission par Internet ni aucun moyen de stockage électronique n’est totalement sécuritaire. Nous ne pouvons donc pas assurer ou garantir la sécurité absolue des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez, et vous le faites à vos propres risques. Nous ne pouvons pas non plus garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits à la suite d’une violation de nos mesures de protection physiques, techniques ou administratives.

Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous à info@larucherh.com.

S’il survenait un incident de confidentialité touchant vos renseignements personnels, nous nous engageons à vous aviser dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance. Nous prendrons également les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents similaires ne se produisent.

QUELS DROITS UNE PERSONNE DÉTIENT-ELLE À L’ÉGARD DE SES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables en matière de protection des données, une personne dispose des droits suivants :

Accès : le droit de demander si nous traitons des renseignements et, le cas échéant, de demander d’avoir accès aux renseignements personnels. Sous réserve du droit applicable et, le cas échéant, du paiement d’une somme monétaire, la personne peut ainsi recevoir une copie des renseignements personnels que nous détenons et certains autres renseignements la concernant;

Exactitude : nous sommes tenus de prendre des mesures raisonnables pour nous assurer que les renseignements personnels en notre possession sont exacts, complets, non trompeurs et à jour;

Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons;

Désindexation : le droit de demander de cesser de diffuser leurs renseignements personnels ou de désindexer tout hyperlien rattaché à leur nom donnant accès à des renseignements si cette diffusion leur cause préjudice ou contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire (droit à l’effacement ou à l’oubli);

Anonymisation : le fait que notre organisme puisse au lieu de les détruire, anonymiser les renseignements personnels pour les utiliser, mais uniquement à des fins sérieuses et légitimes (ex. : conservation des informations requises aux fins d’inspection fiscale éventuelle) (Pourrait être plus simple de les détruire que d’anonymiser);

Le droit d’être informé lorsque vous faites l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé;

Le droit d’être informé lors du recours à une technologie d’identification, de localisation ou de profilage et des moyens offerts pour activer ces fonctions.

Enfin, il est également possible de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données, plus particulièrement dans le pays, la province ou l’état dans lequel vous résidez normalement (au Québec, la Commission d’accès à l’information), dans lequel nous sommes situés ou dans lequel une infraction présumée aux lois sur la protection des données a été commise.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec nous Contactez-nous à info@larucherh.com.

Si vous avez un compte ou si vous avez laissé des commentaires sur notre site, nos réseaux sociaux, vous pouvez demander à recevoir un fichier contenant toutes les données personnelles que nous possédons à votre sujet, incluant celles que vous nous avez fournies. Vous pouvez également demander la suppression des données personnelles vous concernant. Ceci ne prend pas en compte les données conservées à des fins administratives, légales ou pour des raisons de sécurité.

Pour obtenir vos données ou pour demander à Colloque RH LaRuche de retirer vos informations personnelles de notre base de données, le tout doit être fait par écrit.

Veuillez communiquer avec la responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à l’adresse : info@larucherh.com ou par la poste aux coordonnées suivantes :

Colloque RH LaRuche

Att : Anne-Marie Raymond

Directrice Groupe-Conseil

4810, rue Jean-Talon O., suite 400-09,
Montréal, Québec H4P 2N5

Vous pouvez en tout temps nous demander d’arrêter de vous transmettre des communications de marketing en suivant les étapes de l’option de non-participation qui figurent sur tous les messages qui vous sont envoyés, ou en communiquant avec nous en tout temps. Lorsque vous choisissez de ne pas recevoir ces messages à caractère commercial, nous pouvons continuer à utiliser vos renseignements personnels pour vous offrir les services que vous nous avez demandés. Les demandes par téléphone ne seront pas acceptées ni enregistrées.

MISE À JOUR DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous réévaluons régulièrement nos pratiques de protection des renseignements personnels. Colloque RH LaRuche se réserve le droit de modifier ou de compléter sa Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels en tout temps. Si des changements sont apportés à cette politique, la politique revue sera affichée sur notre site Web, le plus rapidement possible après la mise à jour.

La présente politique a été mise à jour pour la dernière fois le 21 février 2025.